Se sei il titolare di un’azienda o gestisci corsi di aggiornamento hai sicuramente la necessità di implementare un registro presenze.
In tutte queste situazioni è infatti fondamentale sapere:
- quanto tempo lavorano i dipendenti, per poter ovviamente calcolare lo stipendio;
- quante ore di lezioni hanno seguito gli studenti, per assegnare i crediti formativi.
Creare un registro presenze
Il modo più semplice per creare un registro presenze è farlo in modo cartaceo.
Al giorno d’oggi però una simile soluzione è sicuramente un errore, infatti se da un lato è molto semplice da implementare, dall’altro ti ritroverai a perdere ore a riportare i dati su un foglio di Excel con il rischio di commettere anche parecchi errori.
Lettori di badge
Un’alternativa per automatizzare le registrazioni di entrata e di uscita consiste nell’utilizzare un marcatempo con lettore di badge o di impronte digitali.
Anche questa soluzione però non è la scelta migliore per vari motivi:
- I timbratori di marca hanno dei prezzi piuttosto elevati;
- I prodotti low cost disponibili su Amazon o Ebay sono dispositivi provenienti solitamente dalla Cina, privi di assistenza e spesso di manualistica in italiano;
- I lettori di impronte digitali hanno delle forti limitazioni di utilizzo legate alla normativa sulla privacy;
Utilizzare uno smartphone
Per fortuna la tecnologia ci viene in aiuto, grazie infatti ad un qualsiasi smartphone o tablet Android e all’applicazione marcatempo plus potrai implementare un registro presenze di semplice utilizzo che ti permetterà di risparmiare un sacco di tempo e di denaro.
Marcatempo plus infatti é un’applicazione che consente di registrare entrate e uscite di lavoratori o studenti in due diverse modalità operative:
- Utilizzando uno smartphone come se fosse una postazione fissa di timbratura;
- Sfruttando gli smartphone delle persone di cui vuoi monitorare gli accessi su cui andrà installata l’applicazione.
Postazione fissa di timbratura
Nel primo caso viene utilizzato uno smartphone per registrare gli ingressi e le uscite di tutti i lavoratori, o dei partecipanti al corso.
Questa operazione può essere fatta leggendo un codice qr preventivamente consegnato alla persona oppure leggendo un barcode come quello presente sul retro della tessera sanitaria, che corrisponde al codice fiscale del proprietario.
Utilizzo smartphone utenti
Nel secondo caso invece si vanno a sfruttare gli smartphone di cui ormai tutti siamo dotati.
L’app andrà quindi installata su ogni dispositivo dei lavoratori, o studenti.
Per registrare le timbrature virtuali è sufficiente premere sul pulsante Timbra presente nella schermata principale dell’applicazione.
Così facendo però nasce un problema… l’operazione di timbratura può essere eseguita da qualsiasi luogo…
Per evitare questa possibilità Marcatempo Plus metta a disposizione un opzione di interfacciamento con i Beacon BLE.
Beacon BLE
I beacon BLE sono dei piccoli apparecchi elettronici, poco più grandi di un bottone, dotati di batteria, che emettono un segnale bluetooth a intervalli regolari, con un raggio di azione di circa 5-10 metri.
Possono essere utilizzati in vari progetti legati all’internet of things o al marketing di prossimità.
Hanno il vantaggio rispetto ad esempio al NFC, altra tecnologia di comunicazione a corto raggio, di avere un ampia compatibilità con i device presenti in circolazione.
Per quanto riguarda il nostro registro presenze elettronico l’utilizzo è molto semplice, il Beacon BLE viene posizionato nel locale in cui deve essere eseguita la timbratura, l’utente per timbrare deve attivare il bluetooth, aprire l’app e premere il pulsante TIMBRA.
Se questa operazione viene eseguita nelle vicinanze del Beacon andrà a buon fine altrimenti no.
In questo modo si ha la certezza che la registrazione avvenga nel luogo in cui la persona si deve effettivamente torvare.
Reportistica
I dati registrati in tutti i casi vengono salvati sullo smartphone e contemporaneamente caricati su di un database in cloud.
A livello amministrativo sarà quindi possibile creare dei report in tempo reale accendendo all’area riservata dell’apposito sito web.
